Épluchez les devis.
La gestion des devis est une étape un peu fastidieuse, mais avec l’expérience des automatismes se créent. Il est préférable de comparer les offres de services, et donc pour chaque dépense, interroger au minimum 3 prestataires. N’ayez pas peur de décortiquer un devis qui manque de détails, si vous estimez qu’il est nécessaire de les avoir.
Certains prestataires ajoutent des options, ou font des offres plus complètent que ce qui est demandé, et proposent donc un devis plus élevé. D’autres au contraire, n’intègrent pas des éléments que vous pensez inclus ; vous pouvez donc, vous retrouver à payer des suppléments après validation. Vous devez connaître le contenu de la prestation que vous commandez, c’est donc normal de demander des détails.
La liste est votre meilleure alliée
L’événementiel est un puzzle, partez donc du principe qu’une pièce du puzzle est un élément de l’événement, et qu’elle a un coût. Pour bien gérer votre budget, faites des enveloppes budgétaires à l’intérieure desquelles il y a plusieurs pièces du puzzle. Point par point faites la liste de ce dont vous avez besoin pour chaque enveloppe : la logistique pour l’accueil des participants, la production pour que l’événement puisse de faire, la communication pour faire connaître votre événement.
Ex de postes de dépenses en logistique : la restauration, la location du lieu, l’accueil (hôtesses, badgerie, etc.), les goodies…
L’enveloppe budgétaire : chaque événement est différent mais souvent 40 à 60% du budget global est dédié à la logistique.
Le cahier des charges : c’est l’ensemble des informations que vous allez donner au prestataire pour qu’il vous fasse un devis (date, lieu, nombre de participant, horaires de la prestation, etc.)
Négociez justement
Oui, tous les prestataires font des marges ou prennent des commissions ; et heureusement car autrement tout le monde ferait faillite. La négociation est l’un des atouts de l’organisateur d’événements aguerri, cela ne veut pas dire que tout est négociable, et qu’il ne faut pas accepter un devis au tarif proposé. Sachez reconnaître et apprécier à sa juste valeur la qualité d’une prestation. C’est l’intérêt d’avoir plusieurs devis ; à prestations égales vous pouvez comparer et négocier en fonction, tout en étant juste.
Vous pouvez tenter de négocier pour avoir un service supplémentaire (par exemple l’accès au spa de l’hôtel), ou par exemple pour que le prestataire réduise sa marge pour que son devis entre dans votre budget.
Après avoir fait vos listes, vous pouvez contacter les prestataires pour obtenir des devis à partir de cahiers des charges que vous avez crée.
Comptez avant d’acheter
Ne vous lancez pas tête baissée ! C’est justement pour savoir combien tout cela vous coûte que vous faites un budget ; alors respectez-le. Vous devez d’abord vous assurez que vos dépenses envisagées rentrent dans votre budget avant de les faire. Petit ou gros budget, les postes de dépenses s’adaptent les uns aux autres pour maintenir le budget stable.
Enfin, pensez à une enveloppe « imprévus » ; si vos listes ont été bien faites, cette enveloppe ne devrait pas vous servir mais sait-on jamais.
Ex : l’un de vos participants se retrouve coincé dans les bouchons et manque son vol ou son train pour être à l’événement. C’est un « no show » le billet est perdu.
À moins de prévoir de la vente directe le jour J, l’événementiel est un investissement qui a sun impact sur du moyen ou long terme.